מעוניינים לשכור את שירותיה של חברת ניקיון? אל תעשו זאת לפני שתחתמו על הסכם מסודר ומקצועי. לא לגמרי מבינים בדיוק על מה אנחנו מדברים ומה חייב להיות בהסכם שלכם? כל התשובות מחכות לכם כאן.
מה זה הסכם שירותי ניקיון?
כפי שאפשר להבין משמו, הסכם שירותי ניקיון הוא הסכם ביניכם (הלקוחות) אל מול חברת הניקיון (נותני השירות).
ההסכם אמור להסדיר את התקשורת בין הצדדים, השירותים שהספקים מתחייבים להציע ללקוח, אופי העברת התשלום ועוד המון פרטים חשובים.
חתימה על הסכם שירותי ניקיון אל מול חברת ניקיון משרדים היא הכרחית, משום שהיא מבהירה את כל הפרטים שישפיעו על המשך העבודה המשותפת ותוכל להוביל לפתרון מהיר של בעיות, באם יצוצו בהמשך הדרך.
אז מה אתם חייבים לבדוק רגע לפני שאתם חותמים?
את הצרכים שלכם
הבדיקה הראשונה שאתם צריכים לעשות היא בכלל מול עצמכם – אילו שירותי ניקיון אתם צריכים ואילו שירותי ניקיון הייתם רוצים לקבל?
כדאי לקחת בחשבון את המאפיינים המיוחדים של המשרד שלכם, למשל אם אתם זקוקים לשירותי ניקיון משרדים חדשים שדורשים ניקיון עמוק יותר.
אתם אלו שמכירים את המשרדים שלכם בצורה הטובה ביותר, וברגע שתבינו בדיוק מה אתם רוצים לנקות ובאיזו צורה תוכלו להגיע מוכנים יותר לחתימה על הסכם שירותי ניקיון.
את הניסיון והידע של החברה
כמובן שלפני שאתם חותמים על הסכם שירותי ניקיון אל מול חברה מסוימת, אתם צריכים לבחון גם אותה לעומק.
מהו הניסיון שלה? האם הלקוחות שלה ממליצים עליה? האם יש לה ניסיון בניקיון משרדים בתחום העיסוק שלכם, למשל ניקיון משרדי עורכי דין? האם הם מעניקים שירות במיקום שלכם?
מחקר קטן על חברת הניקיון שתפסה לכם את העין יוכל להתגלות כמועיל במיוחד ולהעניק לכם עוד ביטחון בהסכם שאתם עתידים לחתום עליו.
את הצעות המחיר השונות
הסכם שירותי ניקיון יכול לכול הצעת מחיר גלובלית בעבור מגוון רחב של שירותי ניקיון, או שהוא יכלול הצעה מפורטת יותר המעניקה תג מחיר נפרד לכל שירות (למשל יוצג לכם תמחר לשאיבה יומית, תמחור לניקיון שירותים וכדומה).
לא משנה מהי שיטת התמחור המוצעת לכם – יש לקרוא את הצעת המחיר בעיון רב. בכל מקרה, עליכם לבקש תמחור מפורט כמה שיותר, הכולל שעות עבודה ואת כל השירותים שהחברה מציעה, כך שתוכלו להחליט אם המחיר באמת משתלם עבורכם.
את אנשי הקשר החדשים שלך
משום שמהיום אחריות הניקיון יורדת מהכתפיים שלכם, לא בטוח שתכירו לעומק את המנקים והמנקות שיגיעו אליכם למשרדים.
לכן, הסכם שירותי ניקיון חייב לכלול הסבר שידגיש מי הוא איש הקשר שלכם שיוכל לעמוד לצידכם בכל פעם שתצטרכו. ישנן חברות המקצות מנהל פרויקטים לכל לקוח, ישנן חברות המעניקות שירות דרך הוואטספ ויש חברות ששולחות מפקח יחד עם צוות הניקיון המקצועי.
לכן, רגע לפני החתימה, חשוב שתוודאו ששיטת ההתקשרות מתאימה לכם ושאתם יודעים מי הוא האיש שאליו אתם יכולים לפנות.
את ההתגמשות ביחס לשינויים
הסכם שירותי ניקיון צריך לקחת בחשבון שישנם לא מעט שינויים בחיים שישפיעו על העבודה המשותפת, למשל ניקיון משרדי הייטק שלאחר כמה חודשים צריך להפוך למוקפד יותר בגין הכנסת מכשור חדיש.
בדיוק מהסיבה הזו חשוב להכניס להסכם סעיף שמגדיר בדיוק מה עושים במקרים שבהם אחד מהצדדים רוצים לשנות את אופי ההסכם, להחליט האם יתווסף תשלום באופן אוטומטי או רק לאחר דיון בין הצדדים ומהו הפרוטוקול במידה ואחד מהצדדים רוצה לסיים את ההתקשרות באופן סופי.
